Genehmigungsprozesse

Die Verfahrensdokumentation Ihres Unternehmens sollte nur genaue und aktuelle Informationen enthalten. Die Approvals-Funktion von Dozuki stellt diese Genauigkeit sicher. Mit dieser Funktion können Sie verlangen, dass die Dokumentation Ihres Unternehmens und Fachexperten alle Änderungen oder Aktualisierungen, die an bestimmten Leitfäden vorgenommen werden, vor der Bereitstellung überprüfen und genehmigen.

Wenn ein Benutzer beispielsweise eine neue Version eines Leitfadens veröffentlicht, wird eine Genehmigungsanfrage aktiviert, die die digitalen Signaturen Ihrer Experten zur Genehmigung dieser Änderungen erfordert. Sobald die erforderlichen digitalen Signaturen vorliegen, wird die neue Version des Leitfadens als Live-Version auf der Website veröffentlicht, damit Ihre Benutzer sie anzeigen können.

Die Dozuki-Genehmigungsfunktion wird von Guide zu Guide zugewiesen. Auf Ihrer Website können mehrere Genehmigungsprozesse erstellt, verwaltet und zugewiesen werden. Erfahren Sie unten, wie Sie das System verwenden.

Erstellen, bearbeiten und zeigen Sie alle Genehmigungsprozesse an einem Ort an. Gehen Sie einfach zu Ihrer Verwaltungskonsole – und klicken Sie im Abschnitt „Moderation“ auf die Registerkarte „Genehmigungsprozesse“.

Um einen neuen Genehmigungsprozess zu erstellen, klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Genehmigungsprozess erstellen“.

Sie werden zum Formular „Neuen Genehmigungsprozess erstellen“ weitergeleitet.

Am oberen Rand des Formulars „Neuen Genehmigungsprozess erstellen“ befindet sich ein Feld, in das Sie den Namen Ihres neuen Genehmigungsprozesses eingeben. Dieser Bereich ist durch grauen Text mit der Aufschrift „Enter Approval Process name“ gekennzeichnet.

Klicken Sie auf dieses Feld, um den gewünschten Namen für den Genehmigungsprozess einzugeben.

Phasen beziehen sich auf einen bestimmten Benutzer oder ein Team von Benutzern, deren digitale Signaturen erforderlich sind, bevor eine neue Version eines Leitfadens veröffentlicht wird. Bis zu 10 Etappen können in Ihrer bevorzugten Reihenfolge arrangiert werden. Sobald die Benutzer Ihrer ersten Phase unterzeichnet haben, können die Benutzer der zweiten Phase mit der Unterzeichnung beginnen – und so weiter. Sie können einer Phase jeden beliebigen Benutzer zuweisen; und Sie können einem Team eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern zuweisen.

Das Hinzufügen einer Phase zum Genehmigungsprozess eines Leitfadens ist einfach. In der Mitte des Formulars „Neuen Genehmigungsprozess erstellen“ finden Sie zwei benachbarte Schaltflächen: „Benutzer hinzufügen“ und „Team hinzufügen“. Wählen Sie einen aus und geben Sie in das Feld darunter – mit dem grauen Text „Benutzernamen eingeben“ – den Namen des vorhandenen Benutzers ein, den Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie ein Team hinzufügen, wählen Sie den Namen Ihres bevorzugten Teams aus, wenn er im Dropdown-Menü angezeigt wird. Nachdem Ihr Team hinzugefügt wurde, verwenden Sie die Pfeile neben dem Teamnamen, um anzugeben, wie viele Mitglieder des Teams sich abmelden müssen.

Um zuzulassen, dass dieser Genehmigungsprozess auf den Leitfaden angewendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Diesen Genehmigungsprozess aktivieren“.

Wenn Sie möchten, dass ein Benutzer – ob als Einzelperson oder als Mitglied eines Teams – mehrere Phasen eines bestimmten Genehmigungsprozesses signieren kann, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen neben „Benutzern erlauben, mehrere Phasen zu signieren“.

Sie können jedem neu auf Ihrer Website erstellten Leitfaden automatisch einen Genehmigungsprozess zuweisen, indem Sie das Kontrollkästchen „Diesen als Standard-Genehmigungsprozess für alle neuen Leitfäden verwenden“ aktivieren.

Genehmigungsprozesse werden jedem Guide einzeln zugewiesen, können aber für mehrere Guides verwendet werden. Um einen Genehmigungsprozess einem oder mehreren Leitfäden zuzuweisen, gehen Sie zur Registerkarte Genehmigungsprozesse der Bearbeitungsoberfläche des Leitfadens.

Auf der Registerkarte sehen Sie ein Feld mit dem Titel „Genehmigungsprozess freigeben“. Wenn Sie die Haupt- und Nebenversionsfunktion aktiviert haben, sehen Sie zwei Felder, eines für Hauptversionen und eines für Nebenversionen.

Um dem Leitfaden einen Genehmigungsprozess zuzuordnen, geben Sie einfach den Namen des gewünschten Genehmigungsprozesses ein – und wählen Sie ihn aus, wenn er im Dropdown-Menü angezeigt wird.

Ihre Anforderungen an die Dokumentenkontrolle bestimmen, wie strikt Sie an die Zuweisung von Genehmigungsprozessen zu Ihren Guides herangehen müssen. Beachten Sie, dass nur Admin-Benutzer Genehmigungsprozesse erstellen und zuweisen können.

Bei der Veröffentlichung einer neuen Version eines Leitfadens hat der Herausgeber die Möglichkeit, entweder eine „Hauptversion“ oder eine „Nebenversion“ auszuwählen.

Das bedeutet, dass Sie dem Leitfaden zwei verschiedene Genehmigungsprozesse zuweisen können, oder Sie können einem Versionstyp einen einzelnen Genehmigungsprozess zuweisen und dem anderen keinen Prozess zuweisen. Mit dieser Option haben Ihre Autoren die Möglichkeit, den Leitfaden zu veröffentlichen, ohne dass er zuerst einen Genehmigungsprozess durchlaufen muss.

Wenn Sie als Phase (entweder als einzelner Benutzer oder als Mitglied eines Teams) für einen Genehmigungsprozess zugewiesen werden, erhalten Sie Anfragen zur Überprüfung der neuen Versionen des Leitfadens, für den dieser Genehmigungsprozess zugewiesen wurde.

Sie erhalten eine E-Mail-Anfrage mit einem Link zur Überprüfung der neuen Version, die Ihrer Zustimmung bedarf:

Außerdem erhalten Sie eine Vor-Ort-Benachrichtigung für die ausstehende Genehmigung:

Um alle Ihre Genehmigungsanfragen anzuzeigen, gehen Sie zu Ihrem Profil und klicken Sie auf die Registerkarte Genehmigungsprozesse. Verwenden Sie die Ansichtsfilter, um „Mine“ und „Ausstehend“ auszuwählen, um alle Ihre ausstehenden Anfragen anzuzeigen.

Klicken Sie auf „Überprüfen“, um zu weiteren Informationen über die jeweilige(n) Genehmigungsanfrage(n) weitergeleitet zu werden.

Klicken Sie auf den Link nach „Bei Veröffentlichung:“, um die ausstehende Veröffentlichungsversion zu öffnen und die Änderungen zu überprüfen, um zu entscheiden, ob Sie diese neue Version dieses Handbuchs genehmigen oder ablehnen.

Um eine Genehmigungsanfrage entweder anzunehmen oder abzulehnen, klicken Sie auf Ihren Namen am Ende der Freigabeinformationen. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und wählen Sie entweder die Schaltfläche „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.

Administratoren können leicht erkennen, welche Genehmigungsprozesse vollständig erfüllt sind oder welche noch digitale Signaturen benötigen. Gehen Sie einfach zur Verwaltungskonsole – und klicken Sie unter Moderation auf die Registerkarte Genehmigungsprozesse.

Wenn noch ein Genehmigungsprozess ausgefüllt werden muss, sieht dieser in etwa so aus:

Sie können einen vollständigen Verlauf aller Genehmigungsanfragen anzeigen, indem Sie zu Ihrem Profil gehen und auf die Registerkarte Genehmigungsanfragen klicken.

Von dort aus haben Sie die Möglichkeit, alle Genehmigungsanfragen anzuzeigen – oder die Liste nur nach Änderungen zu filtern, die Sie genehmigt haben, oder nach Änderungen, die Sie abgelehnt haben. Passen Sie an, welche Genehmigungsanfragen Sie anzeigen möchten, indem Sie das Dropdown-Menü Anfragestatus verwenden, das sich unterhalb der Navigationsregisterkarten befindet.

Sie können sogar detailliertere Informationen zu den Anfragen anzeigen, indem Sie für diese Version auf die Schaltfläche „Überprüfen“ klicken.

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