Versionsverwaltungsseite

Die Seite Versionskontrollverwaltung finden Sie im Site Explorer in Ihrer Verwaltungskonsole:

Die Seite „Versionskontrollverwaltung“ gibt Ihnen einen schnellen Überblick über alle Anleitungen auf Ihrer Website – und zeigt den aktuellen Veröffentlichungsstatus jeder Anleitung an. Es gibt drei Release-Status: Nie veröffentlicht, Unreleased Changes und Current Release.

Der Beispielabschnitt unten listet 23 Leitfäden auf, deren erste Version noch nicht veröffentlicht wurde. Diese Leitfäden bleiben für Benutzer unsichtbar, bis ihre erste Version veröffentlicht wird.

Der Beispielabschnitt unten listet 20 Leitfäden mit Änderungen auf, die noch nicht veröffentlicht wurden. Die vorherige Version jedes Leitfadens wird angezeigt, bis die Änderungen veröffentlicht werden.

Der Beispielabschnitt unten listet 7 Leitfäden auf, die vollständig auf dem neuesten Stand sind. An diesen Leitfäden wurden keine unveröffentlichten Änderungen vorgenommen, und die sichtbare Version dieser Leitfäden ist aktuell.

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Ihre Dokumentation sollte ausgefeilt, professionell und immer aktuell sein. Das bedeutet, dass Ihre Dokumentation immer offen für Verbesserungen sein sollte. Aber nicht alle Änderungen an Ihrer Dokumentation können sofort angezeigt oder verwendet werden. Mit der Versionskontrollfunktion von Dozuki können Sie steuern, welche Änderungen für Ihre Benutzer sichtbar sind.

Mit der Versionskontrolle können an einer Anleitung vorgenommene Änderungen – ob ein umformulierter Satz oder ein paar neue Schritte – in einer unveröffentlichten neuen Version des Dokuments gruppiert werden. Wenn Sie bereit sind, dass diese Änderungen für alle Benutzer sichtbar werden, stellen Sie einfach eine neue Version des Dokuments bereit. Darüber hinaus können Sie mit der Versionskontrolle frühere Versionen eines Handbuchs archivieren, sodass Sie frühere Ausgaben Ihrer Dokumente erneut aufrufen und wiederherstellen können, sodass Sie den Verlauf Ihres Handbuchs leicht nachverfolgen können.

Sobald die Änderungen an einem Leitfaden bereitgestellt werden können, müssen Sie diese neue Version des Leitfadens speichern.

Sehen Sie sich zuerst die Anleitung an. Oben in der Anleitung sehen Sie eine graue Leiste mit einem Dropdown-Menü. Dieses Dropdown-Menü listet alle früheren Versionen eines Leitfadens auf – und die aktuelle, unveröffentlichte Version heißt „Head“. Um die neue Version des Leitfadens hinzuzufügen, wählen Sie „Kopf“ und klicken Sie dann auf „Version veröffentlichen“.

Nachdem Sie auf „Version veröffentlichen“ geklickt haben, werden Sie aufgefordert, die Felder „Titel“, „Veröffentlichungsdatum“, „Versionshinweise“ und „Haupt-/Nebenversion“ auszufüllen, um Ihre Bereitstellung abzuschließen.

Es ist wichtig, Ihrem Handbuch einen Titel zu geben, der angibt, um welche Version es sich handelt. Im Feld „Titel“ geben Sie an, um welche Version es sich bei Ihrem Leitfaden handelt. Am gebräuchlichsten ist es, jede Version numerisch zu betiteln. Beispielsweise ist die erste Version „V.1“, die zweite Version „V.2“ und so weiter.

Verwenden Sie dieses Feld, um Datum und Uhrzeit der Veröffentlichung der neuen Version des Leitfadens anzugeben.

Um es sofort zu veröffentlichen, lassen Sie dieses Feld leer oder klicken Sie auf das Kästchen und wählen Sie das aktuelle Datum im Kalender aus und klicken Sie einfach auf „OK“, wenn Sie aufgefordert werden, eine Zeit einzugeben.

Um es in Zukunft zu veröffentlichen, wählen Sie diesen Tag im Kalender aus und geben Sie die Zeit ein, zu der es veröffentlicht werden soll, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Verwenden Sie das Feld Versionshinweise, um die Änderungen zu beschreiben, die Sie seit der vorherigen Version am Handbuch vorgenommen haben. Diese Versionshinweise können angezeigt werden, wenn Sie diese Version des Handbuchs über das Dropdown-Menü anzeigen. Daher ist es wichtig, Dinge aufzunehmen, die zur Identifizierung dieser neuen Version des Handbuchs beitragen.

Auf diese Weise können Benutzer und Genehmiger schnell eine Zusammenfassung der Änderungen anzeigen, ohne das gesamte Dokument anzeigen zu müssen.

Verwenden Sie dieses Feld, um anzugeben, welche Art von Änderungen Sie an Ihrem Leitfaden vornehmen. Große Änderungen wie das Hinzufügen eines neuen Schritts würden beispielsweise eine Hauptversion darstellen, und kleine Änderungen wie das Beheben eines Grammatikfehlers würden eine Nebenversion darstellen. Die Größe der Freigabe wird daneben im Dropdown-Menü angezeigt.

Diese Auswahl bestimmt auch, welchen Genehmigungsprozess Ihre neue Version durchläuft, bevor sie veröffentlicht wird. Sie können den Major- und Minor-Release-Optionen jeweils einen anderen Prozess zuweisen. Weitere Informationen zur Dokumentensteuerung finden Sie in der Übersichtsseite für Genehmigungsprozesse.

Wurde versehentlich eine fehlerhafte Bearbeitung veröffentlicht? Oder wurde etwas, das sich geändert hat, wieder zurück geändert? Hab keine Angst. Mit der Versionskontrolle können Sie problemlos zur Anzeige einer älteren Version Ihres Handbuchs zurückkehren.

Gehen Sie einfach auf die Registerkarte „Verlauf“ der Anleitung, die Sie wiederherstellen möchten. Klicken Sie auf die Version des Handbuchs, zu der Sie zurückkehren möchten, und klicken Sie dann auf „Zu dieser Version zurückkehren“. Der Leitfaden wird nun in dieser ausgewählten Version angezeigt.

Sie können anzeigen, welche Ihrer Leitfäden auf dem neuesten Stand sind, unveröffentlichte Änderungen aufweisen oder unveröffentlicht sind, indem Sie das verwenden Versionsverwaltungsseite.